Согласно п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 в бухучете к первичным документам, представляемым для оформления списания недостачи ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должно прилагаться решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, или документ об отказе на взыскание ущерба с виновных лиц, или заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (пп. "б" п. 28 Положения). При этом следует сделать проводку по дебету счета 91-2 в корреспонденции со счетом 94.
В налоговом учете расходы в виде недостач материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, могут быть признаны внереализационными расходами при обязательном соблюдении одного условия. Факт отсутствия виновных должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).