Перед проведением работ по модернизации основные средства предварительно обследуются представителями инженерно-технической службы. Материалы предварительного обследования и предложения об объемах, продолжительности и необходимости проведения работ по модернизации должны быть переданы директору предприятия, который, в свою очередь, назначает комиссию для всестороннего обследования модернизируемых основных средств (приказ директора). В указанную комиссию, как правило, включаются представители инженерно-технической службы, материально-ответственные лица, за которыми закреплены основные средства, а также другие лица по усмотрению директора. По окончании экспертизы комиссией составляется акт технического обследования объекта, который содержит выводы о характере и объеме работ на объекте. К данному акту должен быть приложен перечень дефектов основных конструктивных элементов или акт о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16 (см. Постановление Госкомстата от 21.01.03 г. № 7). Сдача объекта на модернизацию оформляется актом (накладной), который выписывается в двух экземплярах. При использовании материалов для модернизации основных средств применяются следующие первичные документы: - при осуществлении работ собственными силами материалы со склада выдаются на основании требования-накладной (форма № М-11) или лимитно-заборной карты (форма № М-8), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (ред. от 21.01.2003) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве", а также выписывается “авизо”; - при подрядном способе выполнения работ материалы передаются подрядчику по приемо-сдаточному акту или накладной. Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточке учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а операции производятся на основании лимитно-заборных карт. Списание материалов для проведения работ по модернизации можно производить одним из четырех способов, установленных п. 16 Положения по учету материально-производственных запасов 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (ред. от 26.03.2007): - по себестоимости каждой единицы; - по средней себестоимости; - по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО). Применение одного из метода должно быть зафиксировано в учетной политике предприятия. Для проведения работ по модернизации также необходимо составить смету на каждый объект. Данная смета должна учитывать не только стоимость материалов, но и трудозатраты на выполнение работ, накладные расходы и т.д., то есть смета должна определять полную сумму затрат по модернизации объекта. После завершения работ по модернизации основных средств оформляется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов по форме № ОС-3. На основании акта формы № ОС-3 производятся записи в инвентарной карточке соответствующего объекта с учетом всех произведенных затрат. Если отражение всех изменений в указанной инвентарной карточке затруднено, открывается новая инвентарная карточка с сохранением ранее присвоенного номера и с отражением показателей, характеризующих дооборудованный объект.