Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Таким образом, руководитель организации обязан установить срок возврата подотчетных сумм. Статья 137 ТК РФ предусматривает возможность удержания из заработной платы работника денежных сумм, выданных в подотчет для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.
Учитывая, что срок возврата не установлен, то применить ст. 137 ТК РФ в данном случае нельзя.
До решения вопроса с работником о погашении долга по подотчетным суммам он числится за работником по счету расчетов с подотчетными лицами (дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами") и в доход работника не включается, т.к. не соответствует ст. 210 НК РФ. Только если долг "прощен", его следует списать на счет 91.2 "Прочие расходы" и включить в доход сотрудника на основании ст. 210 и ст. 211 НК РФ, как доход в натуральной форме. ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование в данном случае начислять не нужно, так как суммы, о которых идет речь, не включаются в расходы в целях налогообложения прибыли (п.3 ст. 236 НК РФ).