Все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, которая проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке. Обязанность организаций проводить инвентаризацию имущества и обязательств установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изм. и доп. от 26.03.2007). Руководитель организации приказом устанавливает количество, срок проведения и перечень проверяемого имущества (обязательств). Порядок проведения инвентаризации имущества и оформления ее результатов устанавливается Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания), и закрепляется в учетной политике организации (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" ПБУ 1/2008, утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н) Расхождения, выявленные в ходе инвентаризации между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, отражаются на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация (п. 5.5 Методических указаний).
Согласно п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения инвентаризационных разниц:
- излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации;
- недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц.
Выявленный в результате инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, пп. "а" п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (с изм. и доп. от 26.03.2007), п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н (с изм. и доп. от 27.11.2006)).В целях бухгалтерского учета под рыночной ценой понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (абз. 2 п. 9 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н (с изм. и доп. от 26.03.2007). Согласно п. 119 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (с изм. и доп. от 26.03.2007), при продаже организацией материалов физическим и юридическим лицам цена продажи определяется по соглашению сторон (продавца и покупателя). Материалы, как правило, должны продаваться по рыночным ценам с учетом их физического состояния. Исчисление и уплата налогов к цене продаваемых (передаваемых) материалов осуществляются организацией в порядке, предусмотренном действующим законодательством. Учитывая изложенное, можно сделать вывод, что рыночной ценой в целях бухгалтерского учета является возможная цена продажи без НДС. Однако следует помнить, что рыночная цена должна быть подтверждена документально или путем проведения экспертизы (п. 10.3 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н (с изм. и доп. от 27.11.2006). Таким образом, излишки, выявленные при инвентаризации, принимаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости: Дебет 01, 10, 41, 43... Кредит 91-1 - отражена стоимость излишков, выявленных при инвентаризации. При использовании излишков в деятельности или при их продаже рыночная цена данных активов списывается на расходы (Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н (с изм. и доп. от 27.11.2006), Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций): Дебет 20, 26, 25, 29, 44, 91-2, Кредит 01, 10, 41, 43... Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов). Аналогичный порядок предусмотрен и п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей": Дебет 94 Кредит 01 (03, 07, 08, 10, 11, 41, 43, 50, 60) - отражена сумма недостачи. В бухгалтерском учете недостачу имущества и его порчу в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения (пп. "б" п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ): Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 94 - отражена сумма недостачи в пределах норм естественной убыли. В бухгалтерском учете недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли относится на счет виновных лиц (пп. "б" п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ): Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - отнесена сумма недостачи на счет виновного лица. Разницу между взыскиваемой с виновных лиц суммой за недостающие ценности и стоимостью, числящейся в бухгалтерском учете организации, отражают на счете 98 "Доходы будущих периодов": Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 98 - отражена разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей; Дебет 98 Кредит 91-1 "Прочие доходы" - отражено списание суммы разницы, взысканной с виновного лица, над балансовой стоимостью недостающих ценностей.