В бухгалтерском учете возможность создания различных видов резервов, в том числе на ремонт ОС, закреплена п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и п. 69 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н. Для обобщения информации о наличии и движении зарезервированных сумм на ремонт ОС предназначен счет 96 "Резервы предстоящих расходов". Создание резерва отражается по кредиту счета 96 "Резервы предстоящих расходов" и дебету счетов учета затрат на производство на сумму ежемесячных отчислений в резерв, определяемую как 1/12 годовой сметной стоимости ремонта.

Если ремонт ОС выполняется силами вспомогательного производства организации, использование сумм резерва отражается по дебету счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции с кредитом счета 23 "Вспомогательное производство", в случае когда для проведения ремонта привлекаются специалисты сторонних организаций, кредитуется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". В конце отчетного года проводится инвентаризация резерва расходов на ремонт ОС. Неиспользованные суммы резерва в конце года сторнируются. Следует обратить внимание, что законодательно разрешено не сторнировать остаток резерва только в отношении длительных ремонтных работ. Если окончание ремонта произойдет в следующем году, то остаток образованного резерва на ремонт ОС в конце года не сторнируется, а после окончания ремонтных работ излишне начисленная сумма резерва отражается по дебету счета учета резерва в корреспонденции с кредитом счета прибылей и убытков в качестве прочих доходов. Пример 1. Для проведения ремонта ОС организация "А" приняла решение о создании резерва в сумме 1 800 000 руб. Ежемесячная сумма отчислений в резерв предстоящих расходов составила 150 000 руб. (1 800 000 руб. / 12 мес.). Фактические расходы на ремонт, произведенный силами организации, в отчетном году составили 1 620 000 руб. Может возникнуть ситуация, когда созданного резерва недостаточно для проведения ремонта ОС, т.е. фактические расходы на ремонт превышают размер образованного резерва. Сумма затрат, не покрываемая за счет образованного резерва, должна сначала учитываться на счете 97 "Расходы будущих периодов", которые затем будут списываться за счет текущих резервных отчислений. Если же такая ситуация возникает в конце года, то сумма превышения фактических затрат на ремонт списывается на расходы.