П. 1 ст. 346.16 НК РФ установлен перечень расходов, которые налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения и выбравший в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, вправе учесть при определении объекта налогообложения. Данный перечень является исчерпывающим.
Согласно п. 12 указанной статьи к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу, относятся расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.
Согласно пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения учитываются расходы на ремонт основных средств (в том числе арендованных). Затраты на содержание служебного транспорта и текущий ремонт основного средства, понесенные налогоплательщиком и подлежащие включению в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, должны соответствовать нормам п. 1 ст. 252 НК РФ. Для проведения ремонтов и поддержания автомобилей в рабочем состоянии организация может приобретать запасные части, при этом доход организации уменьшается на сумму расходов по покупке запчастей, бензина, масел и других расходных материалов. Данная норма закреплена в Письме Минфина России от 15 марта 2005 г. N 03-03-02-04/1/67. Однако налоговые инспекторы требуют принимать расходы на ГСМ по нормативам, установленным в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Предприятие вправе разработать свои нормы расхода ГСМ и закрепить их приказом руководителя, составляя внутренний документ, за основу можно взять и нормы Минтранса России. Расходы на ГСМ должны быть подтверждены документами, при этом в качестве документов можно принимать кассовые чеки с АЗС, а также путевые листы. Если организация использует в производственных (служебных) целях личный транспорт своих работников, то согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ она вправе уменьшить полученные доходы на расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются применительно к порядку, предусмотренному ст. 264 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92(ред. от 09.02.2004). При этом выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными инструкциями. В размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов. Кроме того, компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце. За время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировки, больничный лист и т.д.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы) (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 31.03.2006 N 18-11/3/251860). По мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля. Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по единому налогу (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).