При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.
Обязательной формы для подачи таких сведений законодательством о налогах и сборах Российской Федерации не предусмотрено.
Вместе с тем в п. 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц" рекомендовано налоговым агентам при направлении в налоговые органы указанных сведений использовать форму N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год". Аналогичная позиция содержится в письме ФНС России от 18.09.2008 № 3-5-03/513@.
Однако поскольку обязанность представлять рассматриваемые сведения именно по форме N 2-НДФЛ не установлена НК РФ, налоговые агенты имеют полное право подавать такую информацию в письменном виде в произвольной форме.
Учитывая, что разъяснения ФНС носят рекомендательный характер, то привлечь налогового агента к ответственности по п. 5 ст. 24 НК РФ, за предоставления письменного уведомления в произвольной форме, нельзя.
Обращаем внимание, что представление сведений в налоговый орган о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога не освобождает налогового агента от обязанности представлять сведения по форме N 2-НДФЛ в отношении данного физического лица и по итогам налогового периода в порядке, установленном п. 2 ст. 230 НК РФ.