Если при приобретении программы организации передаются исключительные права на нее, то в бухгалтерском учете должны быть отражены следующие проводки: Дт 08 Кт 60— приобретена бухгалтерская программа;Дт 19 Кт 60 — выделена сумма НДС по приобретенной программе; Дт 60 Кт 51 — оплачена приобретенная программа; Дт 04 Кт 08— принята программа на баланс; Дт 68 Кт 19 — зачтен в бюджет НДС по приобретенной программе; Дт 20 (26,44) Кт 05 начисление износа в течении двух лет.
Если организация приобретает неисключительные права на программный продукт, то в бухгалтерском учете должны быть отражены следующие проводки: Дт 97 Кт 60— приобретена бухгалтерская программа; Дт 19 Кт 60 — выделена сумма НДС по приобретенной программе; Дт 60 Кт 51 — оплачена приобретенная программа; Дт 68 Кт 19 — зачтен в бюджет НДС по приобретенной программе; Дт 20 (26,44) Кт 97 – стоимость программы списывается на счета затрат определенным учетной политикой организации способом в течение установленного ею срока (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
При приобретении новой версии программы делаются аналогичные проводки.
При списании старой версии программы в учете должны быть произведены следующие записи: Дт 05 Кт 04 — списана амортизация по выбывающим нематериальным активам;
Дт 91-2 Кт 04 — списана остаточная стоимость нематериальных активов.
Согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в Письме от 21.02.2007 N 03-03-06/4/17, расходы в виде недоамортизированной стоимости нематериальных активов не учитываются в составе расходов организации при определении налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такой вид расходов не предусмотрен гл. 25 НК РФ.
Однако, если в договоре с разработчиком программы предусмотрено, что замена старой версии программы на новую производится в в виде модификации имеющейся программы, то порядок учета будет иным. Поскольку первоначальная стоимость в данной ситуации не подлежит изменению в соответствии с п. п. 4, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Учет нематериальных активов" ПБУ 14/2007, утвержденного Приказом Минфина России от 27.12.2007 N 153н, то расходы на модификацию программы могут быть включены в состав расходов организации по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
При этом, поскольку данные расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов и связь между доходами и расходами определяется косвенным путем, организация может учесть расходы на модификацию программы на счете 97 "Расходы будущих периодов" с последующим списанием в дебет счетов учета затрат равномерно в течение предполагаемого срока использования обновленной версии (абз. 3 п. 19 ПБУ 10/99, п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).