При проведении инвентаризации торговые организации руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания по проведению инвентаризации). Пересортица выявляется на основании Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), где недостача товаров одного сорта отражается по одной строке описи, а излишек - по другой. Далее форма N ИНВ-3 передается в бухгалтерию торговой фирмы для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19), в которой для отражения пересортицы предусмотрены графы 18 - 23. Кроме того, сведения о пересортице товаров указываются и в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26). Предложения о проведении взаимного зачета излишков и недостач в результате пересортицы подготавливаются постоянно действующей инвентаризационной комиссией и представляются на рассмотрение руководителю организации.
Допускается возможность зачета недостачи товаров излишками, если зачет проводится:
- за один и тот же период;
- в отношении одного и того же проверяемого лица;
- в отношении товаров одного наименования в равных количествах.
Решение о зачете недостачи излишками принимает руководитель торговой фирмы. Ему инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение предложения о регулировании расхождений фактического наличия товаров и данных бухгалтерского учета. Проверяемое материально ответственное лицо должно представить в инвентаризационную комиссию подробные объяснения о допущенной пересортице. Если после проведения зачета недостачи излишками по пересортице стоимость недостающих товаров превышает стоимость товаров, оказавшихся в излишке, разница в их стоимости относится на виновное лицо. Если виновные лица не установлены, то разницы рассматриваются как сверхнормативные товарные потери и списываются на издержки обращения торговой организации. В отношении разницы в стоимости от пересортицы, не перекрывшей недостачу товаров, образовавшейся не по вине материально ответственного лица, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Рассмотрим порядок отражения зачета недостачи товаров излишками по пересортице на примерах.
Пример 1. Перед составлением годовой отчетности "А" провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 200 кг по цене 17,5 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,2 руб. Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик. По решению руководителя организация "А" провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 150 кг. Бухгалтер организации "А" сделал следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41 субсчет "Мука высшего сорта" - 3500 руб. - отражена недостача 200 кг муки высшего сорта (200 кг x 17,5 руб.); Дебет 41 субсчет "Мука первого сорта" Кредит 94 - 1980 руб. - отражен излишек муки первого сорта в количестве 150 кг x 13,2 руб.; Дебет 41 субсчет "Мука высшего сорта" Кредит 41 субсчет "Мука первого сорта" - 1980 руб. - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта. При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке, на 645 руб. = 150 кг x (17,5 руб. - 13,2 руб.). Так как в пересортице виноват кладовщик, то эта разница отнесена на виновное лицо. Кроме того, после проведения зачета в учете организации "А" продолжает числиться недостача муки высшего сорта в количестве 50 кг, балансовая стоимость которой составляет 50 кг x 17,5 руб. = 875 руб. После проведения зачета сумма недостачи, отраженная на счете 94 по муке высшего сорта, составила 1520 руб. = (645 + 875). Так как в пересортице товаров виноват кладовщик, то сумма недостачи взыскивается с виновного лица, который согласен с недостачей. Налоговые органы при списании недостач требуют от налогоплательщика НДС восстанавливать сумму налога, ранее принятую к вычету. Отметим, что это мнение не бесспорно, поэтому при списании недостач организация должна решить самостоятельно, будет ли она восстанавливать сумму налога или нет. Предположим, что организация "А" приняла решение не восстанавливать сумму налога. Дебет 73-2 Кредит 94 - 1520 руб. - сумма недостачи отнесена на виновное лицо. В соответствии со ст. 246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю, определяется по фактическим потерям, исчисляемым из рыночной цены товара, действующей в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже балансовой стоимости имущества. Рыночная цена муки высшего сорта на день причинения ущерба составляет 17,6 руб. Разница между балансовой стоимостью муки высшего сорта и ее рыночной ценой составляет 200 кг x (17,6 руб. - 17,5 руб.) = 20 руб.
Дебет 73-2 Кредит 98 - 20 руб. - разница между рыночной ценой муки и ее балансовой стоимостью также отнесена на виновное лицо; Дебет 50 Кредит 73-2 - 1540 руб. - внесена в кассу организации задолженность по недостаче; Дебет 98 Кредит 91-1 - 20 руб. - разница между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой признана прочим доходом организации.
Пример 2. Перед составлением годовой отчетности "А" провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 100 кг по цене 17,5 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,2 руб. Цена муки соответствуют уровню рыночных цен. Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик. По решению руководителя организация "А" провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 100 кг. Оставшийся излишек муки первого сорта принят организацией к учету. Бухгалтер организации "А" сделал следующие проводки: Дебет 94 Кредит 41 субсчет "Мука высшего сорта" - 1750 руб. - отражена недостача 100 кг муки высшего сорта (100 кг x 17,5 руб.); Дебет 41 субсчет "Мука первого сорта" Кредит 94 - 1980 руб. - отражен излишек муки первого сорта в количестве 150 кг x 13,2 руб.; Дебет 41 субсчет "Мука высшего сорта" Кредит 41 субсчет "Мука первого сорта" - 1320 руб. - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта (100 кг x 13,2 руб.). При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке, на сумму 430 руб. = 100 кг x (17,5 руб. - 13,2 руб.). Сумма разницы отнесена на виновное лицо. Дебет 73-2 Кредит 94 - 430 руб. - сумма недостачи по муке высшего сорта отнесена на виновное лицо. Дебет 50 Кредит 73-2 - 430 руб. - внесена в кассу организации сумма задолженности. Если бы рыночная цена муки первого сорта, сложившаяся на день причинения ущерба, составила большую величину, чем в условиях примера, то в учете организация "А" довела бы окончательный остаток муки первого сорта до рыночной стоимости с помощью следующей записи: Дебет 41 субсчет "Мука первого сорта" Кредит 91-1 - на сумму разницы между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой. Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи. Суммы недостач товаров списываются на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости, которая складывается из договорной цены товара и доли транспортно-заготовительных расходов (далее - ТЗР), относящейся к данному товару (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2002 г. N 119н). Поэтому если торговая организация не учитывает ТЗР в фактической себестоимости товаров, то к сумме недостачи, списываемой в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" со счета 41 "Товары", должна быть прибавлена и доля ТЗР, учтенная на счете 44 "Расходы на продажу". Порядок определения доли ТЗР, относящейся к недостающим товарам, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике организации.