Необходимость проставления грифа "Коммерческая тайна" ("КТ") определяется в соответствии с Перечнем, указанным в п.1.2 настоящей Инструкции: при работе с документом-исполнителем и лицом, подписывающим документ, при работе с изданием-автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.
На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "Коммерческая тайна" ("КТ"), а на документах и изданиях, кроме того, - номера экземпляров. Гриф и номера экземпляров, проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра печатается разметка, в которой указывается: количество отпечатанных экземпляров, номер, фамилия исполнителя и его телефон, дата, фамилия машинистки и срок действия коммерческой тайны (регистрационный номер проставляется на каждом листе документа).
Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в документе, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или лицом, подписавшем документ, в виде конкретной даты или в виде пометок: "до заключения контракта", "бессрочно" и т.п.
Основанием для снятия грифа "Коммерческая тайна" является решение постоянно действующей экспертной комиссии, оформляемым актом, утвержденным руководителем предприятия. К работе комиссии привлекаются представители заинтересованных структурных подразделений. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив предприятия, а на деле постоянного хранения в государственных архив.
Документы, имеющие гриф "КТ", подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы безопасности (в Первом отделе ) или в общем делопроизводстве производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Эти документы должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.2 и гриф "КТ" (или полностью "Коммерческая тайна").
Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.
Отсутствие грифа "КТ" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и лицо, подписавшее или утвердившее документ, предусмотрели возможные последствия от свободной рассылки и несут за это ответственность.
Вся поступающая корреспонденция, имеющая гриф "КТ" ( или другие соответствующие этому понятию грифы, например, "секрет предприятия, "тайна предприятия" и др.) принимается и вскрывается сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в 2-х экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.
Все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КТ" подлежат регистрации и учитываются по количеству листов, а издания - поэкземплярно.
Учет документов и изданий с грифом "КТ" ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.
Движение документов и изданий с грифом "КТ" своевременно отражается в журналах или карточках.
На зарегистрированном документе с грифом "КТ" ( или на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КТ") должен быть проставлен штамп с указанием наименования предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.
Издания с грифом "КТ" регистрируются в журнале учета и распределения изданий.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.
Размножение документов и изданий с грифом "КТ" в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия.
Размноженные документы "КТ" (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров, производится от последнего номера, ранее учтенных экземпляров этого документа.
Перед размножением на последнем листе оригинала ( подлинника) проставляется запись: " Регистрационный номер ________. Дополнительно размножено _____ экз., на _____ листах текста. Наряд N ___ от _____. Подпись ( " исполнитель заказа ) ". Одновременно делается отметка об этом в соответствующих журналах и карточках учета.
Рассылка документов и изданий с грифом "КТ" производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Пересылка пакетов с грифом "КТ" может осуществляться через органы спецсвязи или фельдсвязи.
Документы с грифом "КТ" после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается специальной номенклатурой дел, в которую в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КТ".
Снятия рукописных, машинописных, микро - и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из документов и изданий с грифом "КТ" сотрудниками предприятия производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.
Обработка информации с грифом "КТ" производится на учетных СВТ, которые имеют категорию не ниже 4-Б.
