От того, насколько эффективно и безопасно обрабатываются, хранятся и передаются документы, зависит успех и рентабельность компании. Однако традиционный бумажный документооборот имеет множество недостатков и рисков, которые могут негативно сказаться на бизнес-процессах. Поэтому сегодня все больше компаний стремится купить СЭД и внедрить эту систему в свою работу.
Преимущества СЭД
Система электронного документооборота позволяет автоматизировать и управлять всеми этапами жизненного цикла документов. Она имеет множество преимуществ над традиционным бумажным документов оборотом:
- сокращение времени и ресурсов – позволяет ускорить и упростить работу с документами, избавиться от необходимости печати, копирования, сканирования, пересылки, доставки и т.д.;
- повышение качества и безопасности – обеспечивает высокую точность и актуальность информации, предотвращает потерю, повреждение, подделку или утечку документов, защищает данные от несанкционированного доступа, вирусов и хакерских атак;
- улучшение контроля и аналитики – дает возможность отслеживать статус и историю документов, контролировать сроки и исполнителей, получать уведомления и напоминания, формировать отчеты и статистику по документообороту, анализировать и оптимизировать бизнес-процессы;
- интеграция с другими системами – позволяет обмениваться документами с разными внешними и внутренними участниками: клиентами, партнерами, поставщиками, государственными органами и т.д.
Этапы внедрения СЭД
Внедрение системы всегда начинается с анализа потребностей и целей. На этом этапе необходимо определить, какие задачи и проблемы должна решать СЭД. Далее подбирает подходящая платформа. Следует изучить и сравнить разные варианты СЭД, и выбрать тот, который наиболее соответствует потребностям и целям компании. При выборе нужно учитывать такие критерии: функциональность, юридическая значимость, стоимость, удобство, поддержка и т.д. Также нужно выбрать тип СЭД: облачная, локальная или гибридная.
Далее необходимо провести техническую настройку системы и адаптацию под специфику и особенности компании. Важным этапом также является обучение и мотивация персонала. В частности, предусматривается организация тренингов, семинаров, вебинаров, консультаций, тестирований, а также разработка и распространение методических материалов, инструкций, часто задаваемых вопросов и т.д.
В ходе применения СЭД важно проводить ее мониторинг, анализировать результаты и эффективность, устранять возможные ошибки и недостатки, вносить коррективы и т.д.
Остается добавить, что система должна быть адаптирована под специфику и особенности бизнеса, отрасли, региона и т.д. Не стоит выбирать универсальное или стандартное решение, которое может не удовлетворять потребностям и целям определенной компании.
