Любая компания, независимо от сферы своей деятельности, с течением времени накапливает огромное количество документов. Это приводит к путанице, затрудняет и замедляет работу специалистов, а также вызывает сложности при проверке из контролирующих органов, так как проверить и систематизировать необходимые документы достаточно сложно. Ценность информации, содержащейся в определенных документах, со временем утрачивается. Кроме того, каждая бумага имеет определенный срок действия, соответственно, встает вопрос уничтожения тех или иных материалов.
Выделение документов к уничтожению тут должно проходить в соответствии с определенными правилами. Обычно процедура проходит в несколько этапов. В первую очередь, речь идет о выделении дел, срок действия которых истек. Обычно документ должен храниться в течение пяти лет, однако возможны исключения из правил. Срок хранения некоторых дел может быть продлен, если информация является ценной, или наоборот, сокращен, если в компании внесены изменения в уставные документы или информация дела больше не актуальна. Вопросы такого рода должна решить специально созданная комиссия, в состав которой входят специалисты, хорошо знакомые с документооборотом, и руководитель предприятия. После рассмотрения дел членами комиссии создается акт о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению. Только после этого дела передаются непосредственно к уничтожению.
Как правило, уничтожением документов занимаются специальные фирмы. Обусловлено это несколькими факторами. В первую очередь, речь идет о конфиденциальности информации. Данные, указанные в делах, не должны быть переданы сторонним лицам, поэтому уничтожить документы можно двумя способами – измельчить или сжечь. Обычный офисный шредер не приспособлен для большого объема работы, поэтому на уничтожение дел уйдет много времени и сил сотрудников предприятия. Сжигать материалы на территории предприятия запрещено нормами пожарной безопасности. В случае их нарушения руководитель будет нести административную ответственность. Именно поэтому дела, подлежащие уничтожению, проще передать специальной фирме. С ней заключается договор, в котором прописана невозможность распространения информации. На своих площадях специалисты сжигают или измельчают материалы в течение оговоренного промежутка времени. В некоторых фирмах доступна услуга вывоза материалов с территории заказчика.
